タイムカードがなくても残業代は請求できる？必要な資料と集め方

「タイムカードがないから，残業代は請求できない」と言われていませんか。結論から言うと，タイムカードがなくても，残業代を請求できる可能性はあります。働いた時間は，PCの記録，メール，手帳のメモなど，ほかの資料からも示せるためです。この記事では，証拠になる資料と集め方，資料が乏しい場合の考え方，会社が記録を出さない場合の対応を説明します。

執筆・監修：日本橋法律特許事務所　弁護士　中山泰章

タイムカードがなくても残業代は請求できますか？

請求できる可能性があります。残業代の請求で問われるのは，実際に働いた時間です。タイムカードは，それを示す証拠の一つにすぎません。

労働時間とは，会社の指揮命令の下に置かれている時間のことです（最高裁平成12年3月9日判決・三菱重工業長崎造船所事件）。打刻の有無で決まるものではありません。

また，会社には，労働者の労働時間を適正に把握する責務があります。厚生労働省のガイドライン（平成29年1月20日策定）は，始業・終業時刻を，会社自らの確認，又はタイムカード，ICカード，パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録で確認し，記録するよう求めています。ガイドラインは行政の指針ですが，会社が守るべきものとされています。労働安全衛生法第66条の8の3も，労働時間の状況の把握を会社に求めています。記録がないのは，会社側の管理の問題です。記録がないことだけを理由に，請求できなくなるわけではありません。

ただし，裁判では，働いた時間を示す責任は，原則として請求する側にあります。そのため，タイムカードに代わる資料を，できるだけ集めることが重要です。

残業時間の証拠になる資料には，何がありますか？

資料は，会社が管理している記録と，自分で確保できる記録に分かれます。会社の記録があれば，原則としてそれが中心になります。実際の勤務が会社の記録より長い場合は，自分の記録で補います。どちらも，日ごとの始業・終業時刻が分かることがポイントです。請求できる金額の目安については，残業代の計算方法もご覧ください。

資料が乏しいときは，どうなりますか？

手元の資料が少ない場合でも，直ちに諦める必要はありません。

• 記録が残っている期間から推し量る：退職直前の1箇月など，メモやメールが残っている期間を基に残業時間を計算します。そして，請求できる過去3年分の期間も，同程度の残業があったと主張する方法があります。
• 陳述書で示す：資料が全くない場合は，自分の記憶を基に陳述書を作成し，「おおむね毎日3時間残業していた」のように，概括的に主張する事案もあります。

ただし，概括的な主張や立証だけでは，事実として認められないケースが多くなります。事案によっては認められる例もありますが，できる限り客観的な資料を併せて用意することが重要です。

証拠を集めるとき，何に気をつければよいですか？

• 在職中なら，自分の勤務の記録を確保する：勤怠記録などは，コピーやスマートフォンの写真で確保できる場合があります。ただし，会社の機密情報や他人の個人情報を無断で大量に持ち出すと，就業規則違反などの問題になることがあります。迷うときは，先に弁護士に確認してください。
• 今日から毎日，記録する：始業・終業時刻を，手帳やスマホのメモに残します。過去の分を後でまとめて作ると，信用性が下がることがあります。
• 複数の資料を組合せる：1つでは弱い資料でも，日ごとにつながると，勤務実態を裏付けられます。
• 日時が分かる形で残す：写真やスクリーンショットは，加工せず，日時が分かる状態で保存します。

会社からは，どのような反論が予想されますか？

• 「残業を命じていない」：会社が残業を知りながら止めなかった場合（黙示の指示）も，労働時間になり得ます。業務量や上司の認識が争点になります。
• 「在社していただけで，働いていない」：休憩や私的な時間は除かれます。その時間に何をしていたかを示す資料が重要です。
• 「自己申告の時間と違う」：申告できる時間に上限があったなど，申告が実態と違う事情があれば，主張できます。

会社が記録を出さないときは，どうすればよいですか？

まず，会社に記録の開示を求めます。個人で求めても出ない場合は，弁護士が代理人として開示を求める方法があります。

会社が記録を隠したり，改ざんしたりするおそれがあるときは，裁判所に証拠保全を申し立てる方法があります（民事訴訟法第234条）。残業代請求訴訟の準備として，会社が保管している証拠を先に確保する手続です。また，訴訟になれば，裁判所を通じて会社に提出を求める手続（文書提出命令，同法第221条）もあります。

どの手続が適切かは，事案によって異なります。なお，会社が記録を保存していないこともあります。賃金台帳などの保存期間は，原則5年ですが，当分の間は3年です（労働基準法第109条，同法附則第143条第1項）。残業代の請求にも時効があるため，早めの確認が大切です。